Archive de courrier · Mac · Windows

Filum

Du courrier de projet que quelqu'un pourra encore lire dans huit ans.

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Ce que fait Filum

Un dossier de projet au lieu de cinq boîtes aux lettres.

Chaque personne impliquée classe son courrier de projet dans un dossier Outlook et l'archive elle-même, chacune avec sa propre connexion, vers le même dossier de projet. Ce qui en résulte est un dossier qu'un tiers peut lire sans logiciel supplémentaire.

Filum va chercher le courrier classé par la connexion Microsoft de la personne qui lance la passe : Filum ne voit que ce que cette personne a de toute façon le droit de voir. Il écrit à l'emplacement de stockage que le bureau choisit lui-même, par exemple son propre NAS.

Une deuxième passe sait ce qui est déjà là : Filum identifie chaque message par son contenu, et non par le fichier que le serveur de messagerie livre au hasard. Sans cela, chaque passe trimestrielle classerait le même courrier une deuxième fois. Le même message venu de trois boîtes devient un seul fichier qui nomme les trois endroits où il a été trouvé, et Filum recompose les fils de discussion lui-même, parce que la même conversation porte un nom différent dans chaque boîte.

  • Chacun archive le courrier de projet qu'il a classé, tout vers le même dossier de projet
  • Un PDF lisible par message, à cliquer, l'original .eml conservé tel quel à côté, les pièces jointes comme fichiers (la même pièce jointe venue de dix courriels n'est stockée qu'une fois), les fils de discussion en HTML lisible
  • Une vue d'ensemble avec recherche et filtres (entrant/sortant, année, pièce jointe), hors ligne, sans serveur
  • Chaque passe écrit un procès-verbal : une somme de contrôle sur l'ensemble du fonds, renvoyant à la précédente, plus un horodatage d'un service indépendant (RFC 3161)
  • Vue d'ensemble, fils de discussion et fichier lisez-moi en allemand, anglais, français ou italien

Ce que vous obtenez

  • Cinq ans de responsabilité dès la réception (art. 371 al. 2 CO) et trente jours avant que la boîte d'une personne partie ne disparaisse
  • Celui qui cherchera dans cinq ans a besoin d'un gestionnaire de fichiers et d'un navigateur, pas de Filum
  • Vérifiable sans nous : l'archive emporte un petit script qui contrôle la chaîne avec la seule bibliothèque standard de Python
  • L'emplacement de stockage appartient au bureau : un chemin dans votre propre archive, pas un nuage à nous
  • Une seule connexion : le même identifiant va chercher le courrier et relie le compte bimover

Pourquoi cela existe

  • Les bureaux d'architecture et de planification à partir de cinq personnes environ (en dessous, classer à la main reste gérable)
  • Les bureaux sous Microsoft 365 avec une archive à eux sur un NAS ou un serveur
  • Les projets dont la correspondance doit survivre au délai de responsabilité

Convient surtout à

Dans l'archive

Ce qui se retrouve dans le dossier

Des fichiers, pas une base de données. Deux choses sont visibles : la page que vous cliquez et le dossier avec les messages. Tout le reste se trouve dans un dossier nommé .filum. Le point initial le cache, parce que personne n'a besoin de le cliquer ; rien n'est perdu.

  • Mails ansehen.html L'entrée principale : recherche et filtres par entrant/sortant, année et pièce jointe. L'index de recherche est à l'intérieur même du HTML, si bien que le fichier fonctionne directement depuis le disque.
  • Mails/ Chaque message comme son propre fichier PDF, exactement tel qu'il est arrivé. La date et l'heure viennent en premier dans le nom, de sorte que le dossier se trie chronologiquement. Un PDF s'ouvre sur n'importe quel ordinateur sans logiciel supplémentaire.
  • .filum/originale/ Les originaux en .eml, intacts : les octets tels qu'ils sont venus de la boîte. Chacun porte le même nom que son PDF, avec une autre terminaison. Ce sont les preuves ; le PDF est la vue.
  • .filum/verlaeufe/ Un fil de discussion est un fichier HTML lisible, dans l'ordre du premier au dernier message.
  • .filum/anhaenge/ Extraites et stockées une seule fois : le même plan venu de dix courriels s'y trouve exactement une fois.
  • .filum/verzeichnis.csv La sortie de secours : une ligne par courriel, lisible dans n'importe quel éditeur de texte et n'importe quel tableur.
  • .filum/liesmich.txt Ce que c'est et comment y chercher, pour la personne qui ouvrira le dossier pour la première fois dans huit ans.
  • .filum/belege/ Un procès-verbal par passe, chaîné au précédent, plus un horodatage d'un tiers. Il se revérifie avec le script .filum/pruefen.py, qui n'a besoin de rien d'autre que la bibliothèque standard de Python.

Le nom du fichier porte déjà la moitié de la recherche

2019-04-02 0914 Eingang - Anna Muster - Baugesuch Sonnenhof a3f19c82.pdf

La date et l'heure d'abord, pour que tout gestionnaire de fichiers trie chronologiquement. L'heure locale, pas UTC, parce que vous cherchez l'heure qui était dans votre logiciel de messagerie. En ASCII seulement, parce que Mac et Windows enregistrent différemment les noms accentués et que cela casse par SMB ; le vrai objet vit dans la vue d'ensemble et dans l'index.

Prix

Par boîte aux lettres archivée et par an

Ce qui compte, ce sont les boîtes depuis lesquelles on a archivé, pas les personnes qui lancent une passe. La même boîte sur deux projets du même bureau compte une fois. Le total fonctionne comme un barème d'impôt : chaque taux ne s'applique qu'aux boîtes de sa propre tranche.

1-10 boîtes aux lettres
CHF 70
par boîte dans cette tranche, par an
11-20 boîtes aux lettres
CHF 50
par boîte dans cette tranche, par an
21-30 boîtes aux lettres
CHF 40
par boîte dans cette tranche, par an
31+ boîtes aux lettres
CHF 32
par boîte dans cette tranche, par an

Combien cela coûtera-t-il à votre bureau ?

CHF 1 200 par an

CHF 60 par boîte en moyenne

Minimum CHF 350 par an

C'est le prix de 5 boîtes. Si vous en archivez moins, vous payez quand même le plus petit forfait : la facturation, l'assistance et la garantie coûtent la même chose pour deux boîtes que pour vingt.

L'assistance est comprise dans le tarif.

Après chaque passe, l'application annonce quelles boîtes ont été archivées : sous forme d'empreintes, jamais d'adresses. Plus le nombre de messages que contient l'archive, le rang de la passe et le procès-verbal de celle-ci. C'est ainsi qu'une archive qui rétrécit se voit plus tard. Aucun contenu ne quitte le bureau : ni objet, ni adresse, ni nom de fichier.

Comment Filum arrive au bureau

Se connecter, choisir les dossiers, lancer la passe

Trois choses avant la première passe : la connexion, un dossier d'archive et au moins un dossier Outlook depuis lequel archiver.

Elle va chercher le courrier et relie en même temps le compte bimover ; il n'y a pas de deuxième identifiant. Si un bureau n'autorise les programmes extérieurs qu'après approbation, son informatique approuve Filum une fois ; dans le centre d'administration Microsoft, il figure sous « Filum Mailarchiv ». L'application affiche le lien pour cela exactement au moment où une connexion échoue pour cette raison.

Une connexion Microsoft

Le bureau choisit lui-même l'emplacement de stockage. Votre propre domaine vient de la connexion, et c'est ainsi que Filum distingue l'entrant du sortant. Qui écrit sous plusieurs domaines ajoute les autres dans les réglages, sous « Autres domaines à vous ».

Dossier d'archive et domaine propre

Chaque participant classe son courrier de projet dans un dossier Outlook à lui. Dans le projet, vous dites lesquels ; une passe les collecte tous.

Les dossiers Outlook

Des applications autonomes pour macOS et Windows. Toutes deux sont bâties sur le même noyau : mêmes étapes, mêmes libellés, même résultat.

Plateformes

Filum arrive par l'App Store

Il n'y est pas encore. Écrivez-nous et nous ferons la première passe ensemble.

État honnête

Ce que Filum ne promet pas

Pour que personne n'y lise ce qui n'y est pas.

  • Filum n'empêche pas les modifications, il les rend détectables. Quiconque a le droit d'écrire dans le dossier peut changer des fichiers. Le procès-verbal montre alors que quelque chose est différent.
  • Pas de sceau, pas de disque en lecture seule, pas de chaîne de blocs. C'est une décision, pas une tâche en attente.
  • Savoir si une organisation de conservation donnée satisfait aux règles se décide par la procédure du bureau, pas par un programme. Nous disons ce que fait Filum ; nous ne donnons pas de conseil juridique.
  • Filum n'archive que ce qui a été classé. Après chaque passe, Filum annonce dans quelle mesure les conversations déjà commencées dans l'archive sont classées complètement. D'une conversation dont rien n'a jamais été classé, Filum ne dit rien.
  • Ne sont pas saisis comme messages : les conversations Teams et les brouillons. Les pièces jointes dans le nuage qui arrivent sous forme de lien au lieu de fichier sont archivées comme ce lien.
  • Pour chaque message, Filum écrit un fichier d'archive à lire. Il rend le contenu, pas l'apparence : les polices, les couleurs et la position des images dans le texte se perdent, et quelques formats d'image sont entièrement laissés de côté. Le courriel d'origine est à côté, inchangé.