Mailarchiv · Mac · Windows

Filum

Projektmails, die in acht Jahren noch jemand lesen kann.

Was Filum macht

Ein Projektordner statt fünf Postfächer.

Alle Beteiligten sortieren ihre Projektmails in einen Outlook-Ordner und archivieren sie selbst, jede und jeder mit dem eigenen Zugang, in denselben Projektordner. Am Ende liegt dort ein Ordner, den eine Drittperson ohne Zusatzsoftware lesen kann.

Filum holt die einsortierten Mails über die Microsoft-Anmeldung der Person, die den Lauf startet: Filum sieht nur, was diese Person ohnehin sehen darf. Geschrieben wird an den Ablagepfad, den das Büro selbst wählt, zum Beispiel auf dem eigenen NAS.

Ein zweiter Lauf weiss, was schon da liegt: Filum erkennt jede Nachricht an ihrem Inhalt, nicht an der Datei, die der Mailserver gerade herausgibt. Sonst legte jeder Quartalslauf dieselben Mails ein zweites Mal ab. Dieselbe Nachricht aus drei Postfächern wird eine Datei, die alle drei Fundorte nennt, und die Verläufe stellt Filum selbst zusammen, weil dieselbe Konversation in jedem Postfach anders heisst.

Jede Person archiviert ihre einsortierten Projektmails selbst, alle in denselben Projektordner
Je Nachricht eine lesbare PDF-Datei zum Anklicken, das Original als .eml unverändert daneben, Anhänge als Dateien (derselbe Anhang aus zehn Mails liegt einmal da), Verläufe als lesbare HTML
Übersicht mit Suche und Filter (Eingang/Ausgang/Jahr/Anhang), offline, ohne Server
Jeder Lauf schreibt einen Beleg: eine Prüfsumme über den ganzen Bestand, die auf die vorige zeigt, dazu ein Zeitstempel eines unabhängigen Dienstes (RFC 3161)
Übersicht, Verläufe und Liesmich auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Italienisch

Was drin ist

Fünf Jahre Haftung ab Abnahme (OR 371 Abs. 2) und dreissig Tage, bis das Postfach einer ausgetretenen Person weg ist
Wer in fünf Jahren sucht, braucht einen Dateimanager und einen Browser, nicht Filum
Nachrechnen ohne uns: im Archiv liegt ein kurzes Prüfskript, das nur die Python-Standardbibliothek braucht
Der Ablageort gehört dem Büro: ein Pfad im eigenen Archiv, keine Cloud von uns
Ein Login: dieselbe Anmeldung holt die Mails und verbindet das bimover-Konto

Warum es das gibt

Architektur- und Planungsbüros ab etwa fünf Personen: darunter ist die Ablage von Hand noch überschaubar
Büros mit Microsoft 365 und einem eigenen Archiv auf NAS oder Server
Projekte, deren Korrespondenz die Haftungsdauer überleben muss

Passt am besten zu

Im Archiv

Was am Ende im Ordner liegt

Dateien, keine Datenbank. Sichtbar sind zwei Dinge: die Seite, die man anklickt, und der Ordner mit den Nachrichten. Alles Übrige liegt im Ordner .filum. Der Punkt am Anfang blendet ihn aus, weil ihn niemand anklicken muss; verloren geht dabei nichts.

Mails ansehen.html Der Hauptzugang: Suche und Filter nach Eingang/Ausgang, Jahr und Anhang. Der Suchindex steht im HTML selbst, damit die Datei direkt von der Platte funktioniert.
Mails/ Jede Nachricht als eigene PDF-Datei, so wie sie angekommen ist. Datum und Uhrzeit stehen vorne im Namen, damit der Ordner chronologisch sortiert. Ein PDF öffnet jeder Rechner ohne Zusatzprogramm.
.filum/originale/ Die Originale als .eml, unangetastet: die Bytes, wie sie aus dem Postfach kamen. Jedes heisst wie seine PDF-Datei, nur mit anderer Endung. Sie sind das Beweismittel, das PDF ist die Ansicht.
.filum/verlaeufe/ Ein Verlauf ist eine lesbare HTML-Datei, chronologisch von der ersten bis zur letzten Nachricht.
.filum/anhaenge/ Herausgelöst und nur einmal abgelegt: derselbe Plan aus zehn Mails liegt genau einmal da.
.filum/verzeichnis.csv Der Notausgang: eine Zeile je Mail, lesbar in jedem Texteditor und jeder Tabellenkalkulation.
.filum/liesmich.txt Was das hier ist und wie man darin sucht, für die Person, die den Ordner in acht Jahren zum ersten Mal öffnet.
.filum/belege/ Je Lauf ein Beleg, verkettet mit dem vorigen, dazu ein Zeitstempel eines Dritten. Nachrechnen lässt sich das mit dem Skript .filum/pruefen.py, das nur die Python-Standardbibliothek braucht.

Der Dateiname trägt schon die halbe Suche

2019-04-02 0914 Eingang - Anna Muster - Baugesuch Sonnenhof a3f19c82.pdf

Datum und Uhrzeit voran, damit jeder Dateimanager chronologisch sortiert. Ortszeit, nicht UTC, weil man nach der Uhrzeit sucht, die im Mailprogramm stand. Nur ASCII, weil Mac und Windows Umlaute in Dateinamen unterschiedlich ablegen und das über SMB sonst schiefgeht; der echte Betreff steht in der Übersicht und im Verzeichnis.

Preise

Pro archiviertem Postfach und Jahr

Gezählt werden die Postfächer, aus denen archiviert wurde, nicht die Personen, die einen Lauf starten. Dasselbe Postfach in zwei Projekten desselben Büros zählt einmal. Gerechnet wird wie bei der Steuer: Jeder Satz gilt nur für die Postfächer in seinem Bereich.

1-10 Postfächer

CHF 70

je Postfach in diesem Bereich, im Jahr

11-20 Postfächer

CHF 50

je Postfach in diesem Bereich, im Jahr

21-30 Postfächer

CHF 40

je Postfach in diesem Bereich, im Jahr

31+ Postfächer

CHF 32

je Postfach in diesem Bereich, im Jahr

Was kostet es euer Büro?

Postfächer, aus denen archiviert wird

CHF 1 200 im Jahr

CHF 60 je Postfach im Schnitt

Mindestbetrag CHF 350 im Jahr

Das ist der Preis für 5 Postfächer. Wer weniger archiviert, zahlt trotzdem das kleinste Paket. Rechnung, Support und Gewährleistung kosten bei zwei Postfächern dasselbe wie bei zwanzig.

Der Support ist im Satz inbegriffen.

Nach jedem Lauf meldet die App, welche Postfächer archiviert wurden: als Hashes, nie als Adressen. Dazu, wie viele Nachrichten im Archiv liegen, der wievielte Lauf es war und der Beleg dieses Laufs. So fällt auf, wenn ein Archiv später schrumpft. Inhalte gehen keine hinaus: kein Betreff, keine Adresse, kein Dateiname.

So kommt Filum ins Büro

Anmelden, Ordner wählen, Lauf starten

Vor dem ersten Lauf braucht es drei Dinge: die Anmeldung, einen Ablageordner und mindestens einen Outlook-Ordner, aus dem archiviert wird.

Sie holt die Mails und verbindet zugleich das bimover-Konto; einen zweiten Login gibt es nicht. Wenn ein Büro fremde Programme nur nach Freigabe zulässt, gibt seine IT Filum einmal frei; in der Microsoft-Verwaltung heisst es dort «Filum Mailarchiv». Den Link dazu zeigt die App genau dann, wenn eine Anmeldung daran scheitert.

Eine Microsoft-Anmeldung

Den Ablagepfad wählt das Büro selbst. Die eigene Domain kommt aus der Anmeldung, daran unterscheidet Filum Eingang von Ausgang. Wer unter mehreren Domains schreibt, ergänzt die weiteren in den Einstellungen der App unter «Weitere eigene Domains».

Archivordner und eigene Domain

Jede beteiligte Person sortiert ihre Projektmails in einen eigenen Outlook-Ordner. Beim Projekt sagst du, welche das sind; ein Lauf sammelt sie zusammen ein.

Die Outlook-Ordner

Eigenständige Apps für macOS und Windows. Beide sind aus demselben Kern gebaut: gleicher Ablauf, gleiche Beschriftungen, gleiches Ergebnis.

Plattformen

Filum kommt aus dem App Store

Dort steht es noch nicht. Schreib uns, dann gehen wir den ersten Lauf gemeinsam durch.

Ehrlicher Stand

Was Filum nicht zusichert

Damit niemand etwas hineinliest, was nicht drinsteht.

Filum verhindert keine Änderung, es macht sie feststellbar. Wer Schreibrechte auf den Ordner hat, kann Dateien ändern. Der Beleg zeigt danach, dass etwas anders ist.
Kein Siegel, kein schreibgeschütztes Laufwerk, keine Blockchain. Das ist eine Entscheidung, kein Rückstand.
Ob eine Aufbewahrung den Vorschriften genügt, entscheidet das Verfahren im Büro, nicht ein Programm. Wir sagen, was Filum tut, und beraten nicht rechtlich.
Filum archiviert nur, was einsortiert wurde. Nach jedem Lauf sagt Filum, wie vollständig die Konversationen abgelegt sind, die im Archiv schon begonnen haben. Über eine Konversation, aus der noch nie eine Mail einsortiert wurde, sagt Filum nichts.
Nicht als Nachricht erfasst: Teams-Chats und Entwürfe. Cloud-Anhänge, die als Link statt als Datei ankommen, liegen im Archiv als Link.
Für jede Nachricht schreibt Filum eine Archivdatei zum Lesen. Sie gibt den Inhalt wieder, nicht das Aussehen: Schriften, Farben und die Lage der Bilder im Text gehen verloren, einzelne Bildformate bleiben ganz weg. Das Original der Mail liegt unverändert daneben.